Workflow Automation
Dein Team verbringt Stunden mit Aufgaben, die eine KI in Sekunden erledigt.
Wir automatisieren repetitive Prozesse — von E-Mail-Triage über Dokumentenverarbeitung bis CRM-Updates. Damit dein Team an dem arbeitet, was wirklich zählt.
Vorher / Nachher
Von manuell zu automatisiert.
Ohne Automation
- Stundenlange Dateneingabe und Copy-Paste
- Manuelle Reports, die niemand gerne erstellt
- Fehleranfällige Prozesse durch menschliche Ermüdung
- Wertvolle Mitarbeiter für repetitive Aufgaben gebunden
Mit MOTH Automation
- Daten fließen automatisch zwischen Systemen
- Reports werden in Echtzeit generiert
- Fehlerquote sinkt auf nahezu null
- Team fokussiert sich auf strategische Aufgaben
Features
Wie wir automatisieren.
Prozessanalyse
Wir identifizieren die Prozesse mit dem größten Automatisierungspotenzial — datenbasiert, nicht nach Bauchgefühl.
Custom Workflows
Maßgeschneiderte Automatisierungen, die genau zu euren Abläufen passen. Keine One-Size-Fits-All-Lösung.
Monitoring & Optimierung
Eure Workflows werden kontinuierlich überwacht und optimiert. Ihr seht in Echtzeit, was automatisiert wird.
Zeitersparnis bei automatisierten Prozessen
Fehlerquote nach Automatisierung
vom Erstgespräch bis zum ersten Workflow
Praxisbeispiel
Wie eine Steuerkanzlei 15 Stunden pro Woche einspart
Steuerberatung / Kanzlei
Problem
Eine Steuerkanzlei mit 8 Mitarbeitern verarbeitete monatlich hunderte Belege, Mandantenunterlagen und Bescheide manuell. Dokumente mussten aus E-Mails heruntergeladen, in DATEV importiert und Mandantenakten zugeordnet werden — ein fehleranfälliger Prozess, der pro Woche über 15 Stunden verschlang.
Lösung
MOTH baute einen Automatisierungs-Workflow, der eingehende Dokumente per KI klassifiziert, relevante Daten extrahiert (Steuernummer, Beträge, Fristen) und automatisch in DATEV ablegt. Der Workflow prüft Vollständigkeit, erkennt fehlende Unterlagen und benachrichtigt den zuständigen Sachbearbeiter.
Ergebnis
Die Kanzlei spart jetzt 15+ Stunden pro Woche bei der Dokumentenverarbeitung. Die Fehlerquote bei der Zuordnung sank auf nahezu null. Mandanten erhalten schnellere Rückmeldungen, und das Team kann sich auf Beratung statt Verwaltung konzentrieren.
Use Cases
Was wir automatisieren.
Automatisierte Datenerfassung
Unstrukturierte Informationen aus Rechnungen, Verträgen, E-Mails oder lokal gespeicherten Dateien werden automatisch erkannt, extrahiert und in strukturierte Datensätze überführt. Das eliminiert manuelle Dateneingabe, reduziert Fehlerquoten und beschleunigt nachgelagerte Prozesse erheblich.
Eingehende Rechnungen werden automatisch ausgelesen und direkt in DATEV übertragen.
Systemübergreifender Datentransfer
Daten werden automatisch zwischen unterschiedlichen Systemen synchronisiert — etwa zwischen CRM, ERP, Buchhaltungssoftware oder Projektmanagement-Tools. Statt manueller Exporte und Importe sorgen intelligente Schnittstellen dafür, dass Informationen in Echtzeit dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden.
Neuer Lead in HubSpot? Wird automatisch in Lexoffice angelegt und das Team via Slack informiert.
Prozess-Controlling & Effizienzoptimierung
Bestehende Arbeitsabläufe werden systematisch analysiert, um Engpässe, Redundanzen und Zeitfresser sichtbar zu machen. Auf Basis dieser Analyse werden gezielte Automatisierungsmaßnahmen umgesetzt, die dort ansetzen, wo der größte Zeitverlust entsteht — messbar und nachvollziehbar.
Wöchentlicher Report zeigt: 12h/Woche gehen für manuelle CRM-Pflege drauf — automatisierbar.
Automatisierte Kommunikation
Eingehende Anfragen über E-Mail, Kontaktformulare oder Chat werden automatisch kategorisiert, priorisiert und mit passenden Antworten oder Weiterleitungen versehen. Standardanfragen werden vollständig automatisiert bearbeitet, komplexere Fälle mit vorbereiteten Kontextinformationen an die richtige Ansprechperson übergeben.
Supportanfrage per E-Mail? Wird kategorisiert, Standardantwort geht raus, Rest geht priorisiert ans Team.
Automatisiertes Reporting
Daten aus verschiedenen Quellen werden periodisch zusammengeführt, aufbereitet und als fertige Berichte oder Dashboards bereitgestellt — ob Wochen-KPIs, Projektstatusberichte oder Finanzübersichten. Statt dass Mitarbeitende Zahlen manuell zusammentragen, liefert die Automatisierung entscheidungsreife Aufbereitungen zum gewünschten Zeitpunkt.
Jeden Montag 8 Uhr liegt der Projektstatusbericht fertig im Slack-Channel — ohne dass jemand Zahlen zusammensucht.
Pricing
Transparent und fair.
14-Tage-Pilotprojekt. Prozessanalyse, Implementierung und Go-Live inklusive. Individuelle Anfrage für komplexere Setups.
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